| Termin złożenia | do 15 marca za rok poprzedni |
|---|---|
| Gdzie się składa | w systemie BDO, na koncie firmy |
| Kogo dotyczy | podmioty wpisane do rejestru, które wytwarzają odpady, zbierają je albo je przetwarzają |
| Na czym się opiera | na ewidencji odpadów i kartach przekazania odpadów |
| Zakres danych | kody odpadów, masy, sposób gospodarowania, odbiorcy |
| Skutek spóźnienia | kary administracyjne sięgające wysokich kwot, sprawdź aktualny przepis |
| Termin raportu KOBiZE | do końca lutego, to osobny obowiązek |
Kogo dotyczy obowiązek sprawozdawczy
Obowiązek składania rocznego sprawozdania wynika z ustawy o odpadach i obejmuje przede wszystkim wytwórców odpadów oraz podmioty, które odpady zbierają i przetwarzają. Jeżeli w ubiegłym roku Twoja firma wytworzyła odpady, które podlegają ewidencji, rok wcześniej trzeba było je ewidencjonować, a w marcu zamknąć to sprawozdaniem.
Zakres obowiązku zależy od rodzaju i ilości odpadów oraz od tego, czy podmiot jest zwolniony z części obowiązków. Przepisy przewidują wyjątki, więc zanim uznasz, że sprawozdanie Cię nie dotyczy, sprawdź aktualny przepis i status swojej firmy w rejestrze.
Termin liczony od roku kalendarzowego
Sprawozdanie dotyczy roku kalendarzowego, czyli okresu od 1 stycznia do 31 grudnia. Składasz je w następnym roku, najpóźniej do 15 marca. Jeśli 15 marca wypada w dzień wolny od pracy, wybierz bezpieczną drogę i złóż dokument wcześniej, bo system w ostatnich dniach bywa mocno obciążony.
Termin nie przesuwa się z powodu braku danych. Jeżeli ewidencja była prowadzona na bieżąco, sprawozdanie jest podsumowaniem. Jeżeli nie była, w lutym i na początku marca trzeba odtwarzać dane z faktur i kart przekazania odpadów, co zajmuje znacznie więcej czasu.
Z czego zbudować sprawozdanie
Sprawozdanie nie jest dokumentem, który wypełnia się z pamięci. Opiera się na ewidencji odpadów, w której każdy rodzaj odpadu ma swój kod, a każde przekazanie odbiorcy jest potwierdzone kartą przekazania odpadów. Dane z ewidencji składają się na masy wykazywane w sprawozdaniu.
- ewidencja odpadów za cały rok, z kodami i masami,
- karty przekazania odpadów z potwierdzeniem przejęcia przez odbiorcę,
- dane odbiorców i miejsc, z których odpady były przekazywane,
- informacje o odpadach, które firma przetwarzała sama, jeśli dotyczy,
- wcześniejsze sprawozdania, dla porównania wartości z poprzednich lat.
Krok po kroku do złożenia sprawozdania
Poniższa lista porządkuje pracę tak, aby nie zostawiać wszystkiego na ostatni tydzień.
- Krok 1. Na początku stycznia zamknij ewidencję za poprzedni rok i sprawdź, czy każdy kod ma komplet kart przekazania.
- Krok 2. Zestaw masy z ewidencji z masami z faktur odbiorców odpadów i wyjaśnij różnice.
- Krok 3. Zaloguj się do BDO i otwórz sprawozdanie za właściwy rok.
- Krok 4. Sprawdź kody odpadów, bo błędny kod zniekształca całe sprawozdanie. Pomocny jest katalog kodów odpadów.
- Krok 5. Uzupełnij dane i sprawdź sumy kontrolne w systemie.
- Krok 6. Zatwierdź sprawozdanie i zachowaj potwierdzenie złożenia.
Co grozi za spóźnienie albo błędy
Niezłożenie sprawozdania w terminie albo złożenie go z błędnymi danymi może skutkować karą administracyjną. Wysokość kary zależy od przepisu i okoliczności, a przepisy bywają nowelizowane, dlatego nie opieramy się na konkretnej kwocie z pamięci. Przyjmij ogólną zasadę, że kary administracyjne sięgają wysokich kwot, i zawsze sprawdź aktualny przepis w ustawie o odpadach.
Poza karą spóźnienie oznacza zwykle dodatkową pracę, bo trzeba wyjaśniać sprawę z organem. Jeśli termin już minął, przeczytaj wpis o sprawozdaniu po terminie, w którym opisujemy, jak postępować.
Najczęstsze błędy przy sprawozdaniu BDO
- przepisywanie danych ręcznie i literówki w kodach lub masach,
- brak potwierdzonych kart przekazania odpadów dla części przekazań,
- pomylenie odpadów niebezpiecznych z innymi niż niebezpieczne, co zmienia sposób ewidencji,
- zbyt późne zaczynanie pracy, kiedy system jest przeciążony,
- pomylenie sprawozdania z raportem do KOBiZE, który ma inny termin i inny zakres.
Jak ułatwić sobie pracę w następnym roku
Najlepszy sposób na spokojny marzec to prowadzenie ewidencji w ciągu całego roku. Wtedy sprawozdanie powstaje z danych, które już są w porządku, a Ty tylko je sprawdzasz. Warto też ustawić przypomnienia o terminach i raz w miesiącu porównywać karty przekazania z fakturami od odbiorców.
Frakcje porządkuje ten proces w jednym miejscu. Program podpowiada kody odpadów z użyciem AI, a decyzję o wyborze kodu zatwierdzasz Ty, prowadzi ewidencję odpadów w ciągu roku i przygotowuje dane do rocznego sprawozdania BDO. Jeśli wolisz oddać część obowiązków, zobacz też stronę o obsłudze BDO oraz cennik.
Plan pracy na styczeń, luty i marzec
Dobrze rozłożona praca pozwala złożyć sprawozdanie bez nerwów. W styczniu zamykasz ewidencję i zbierasz brakujące karty przekazania. W lutym porównujesz masy z fakturami odbiorców i wyjaśniasz rozbieżności, a przy okazji pilnujesz raportu do KOBiZE, który przypada na koniec lutego. W pierwszej połowie marca uzupełniasz sprawozdanie w systemie i zatwierdzasz je z zapasem kilku dni.
Warto też wyznaczyć zastępstwo. Jeśli za odpady odpowiada jedna osoba, jej urlop lub choroba w marcu nie powinny oznaczać spóźnienia. Wystarczy, że druga osoba ma dostęp do konta firmy i wie, gdzie leżą dokumenty. Pamiętaj też o zachowaniu potwierdzenia złożenia razem z ewidencją, bo może się przydać przy kontroli albo przy sprawozdaniu za kolejny rok.