| Excel | brak kosztu licencji, cały nadzór po stronie człowieka |
|---|---|
| Program do BDO | od 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej we Frakcje |
| Próg zmiany | kilka kodów i kilkanaście odbiorów w roku |
| Termin sprawozdania | 15 marca za rok poprzedni |
Co ewidencja musi zawierać, niezależnie od narzędzia
Ewidencja to zapis, jakie odpady wytworzyłeś lub zebrałeś, pod jakimi kodami, w jakich masach i komu je przekazałeś. Dane muszą zgadzać się z kartami przekazania w systemie BDO, bo z nich powstaje sprawozdanie roczne. Narzędzie jest więc tylko sposobem utrzymania tych danych w porządku.
Excel, program i usługa doradcy dają ten sam efekt, jeśli dane są kompletne. Różnią się tym, ile pracy kosztuje ich utrzymanie i co się dzieje, gdy ktoś o czymś zapomni. Szczegóły dokumentacji opisuje strona o ewidencji odpadów.
Gdzie Excel wystarcza
Jeden lub dwa kody, kilka odbiorów w roku i jedna osoba prowadząca dokumenty to sytuacja, w której arkusz działa. Przykład to małe biuro z odpadami opakowaniowymi i zużytym tonerem. Tabela z kodem, datą, masą i numerem karty jest czytelna, a sprawozdanie da się zebrać w godzinę.
Warunek jest taki, że ktoś pilnuje terminu i przy każdej karcie sprawdza, czy masa z BDO zgadza się z arkuszem. Jeśli ta osoba odejdzie albo zabraknie jej czasu, cała wiedza została w pliku bez opisu.
Gdzie Excel przestaje się opłacać
Typowy skutek to marzec spędzony na odtwarzaniu roku z maili, kart i potwierdzeń. Praca, którą program rozkłada na cały rok, w arkuszu spada na jeden tydzień przed terminem.
- Kilka kodów i kilku odbiorców. Każda karta przychodzi od innej firmy i w innym terminie, a przepisywanie mas mnoży błędy.
- Kilka osób przy dokumentach. Wersje pliku się rozjeżdżają, a nikt nie wie, która jest aktualna.
- Kilka miejsc działalności. Odpady z oddziałów trzeba rozdzielić i zsumować do jednego sprawozdania.
- Odpady niebezpieczne. Błędny kod przy odpadzie z gwiazdką ma większe skutki niż przy opakowaniach.
- Brak historii zatwierdzeń. Arkusz nie powie, kto i kiedy potwierdził kartę.
Co daje program do BDO zamiast arkusza
Program trzyma kody, odbiorców i masy w jednej bazie, a karty przekazania trafiają do ewidencji bez ręcznego przepisywania. Przy kodzie dostajesz propozycję z uzasadnieniem, a przed sprawozdaniem widzisz braki, takie jak niepotwierdzona karta czy kod bez masy. Przypomnienie o terminie przychodzi z wyprzedzeniem.
Frakcje kosztują od 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej i nie doliczają opłat za dokument. Zestaw kryteriów, według których warto porównywać oferty, opisuje artykuł program do BDO i jak go wybrać, a przebieg składania raportu strona o sprawozdaniu rocznym BDO.
Porównanie w skrócie
Jeśli Twoje odpowiedzi wypadają po stronie programu, sprawdź kod na własnym odpadzie w demonstracji na stronie głównej, bez karty płatniczej. Cenę dla swojej skali zobaczysz w cenniku.
- Czas miesięcznie. Excel: przepisywanie każdej karty. Program: zatwierdzenie kart i kodów.
- Ryzyko błędu. Excel: wysokie przy wielu kodach. Program: niższe, bo masy pochodzą z kart.
- Kontrola braków. Excel: ręczna. Program: automatyczna lista przed sprawozdaniem.
- Koszt. Excel: czas pracownika. Program: stała opłata miesięczna.
- Praca zespołowa. Excel: jedna wersja pliku. Program: wspólne konto z historią.
Jak przejść z arkusza na program bez straty danych
Przejście zajmuje jedno popołudnie. Zaczynasz od listy kodów, które faktycznie wystąpiły w ostatnim roku, i listy odbiorców z numerami. Wprowadzasz je do programu, sprawdzasz propozycje kodów z uzasadnieniem i zatwierdzasz te, które zgadzają się z Twoją praktyką. Historię z poprzednich lat zostawiasz w pliku jako archiwum, bo sprawozdanie dotyczy tylko bieżącego roku.
Najlepszy moment to początek roku albo koniec kwartału, bo wtedy ewidencja zaczyna się od czystej karty. Jeśli zmieniasz narzędzie w środku roku, wpisz zaległe masy z kart przekazania jednorazowo i porównaj sumy z BDO. Rozbieżność widać od razu i wiesz, której karty brakuje.
Po pierwszym kwartale większość firm zauważa, że miesięczna praca spadła do zatwierdzania kart. Ta oszczędność czasu zwraca opłatę za program szybciej niż większość innych narzędzi biurowych.
Doradca zamiast arkusza i programu
Trzecia droga to oddanie całości doradcy. Ma sens przy skomplikowanej działalności albo gdy w firmie nikt nie ma na to czasu, ale kosztuje co miesiąc i dane o odpadach żyją w cudzych narzędziach. Biuro, które chce samo dodać obsługę BDO do oferty dla klientów, może prowadzić ich wszystkich w jednym programie dla biura rachunkowego, a odpady rozliczać we Frakcje.
Porównanie kosztów trzech modeli znajdziesz w artykule obsługa BDO samodzielnie czy zlecona oraz w zestawieniu ile kosztuje obsługa BDO.